Organizar un evento, charla, taller, jornada, foro, congreso o celebración nunca es fácil.
Aún más si partes de un presupuesto limitado, porque es posible que no cubras gastos. La solución pasa por ponerte manos a la obra y conseguir patrocinadores o sponsor que te ayuden a cubrir los costes para que tu evento sea simplemente perfecto.
Te contamos cómo conseguir patrocinadores eficazmente.
Cómo conseguir patrocinadores para un evento
Cualquier evento que se vaya a realizar requiere de un presupuesto, que dependerá del tipo de evento y sus necesidades. En cualquier evento los patrocinadores o sponsor son indispensables para conseguir tu objetivo eficazmente. Se tratan de marcas o empresas (públicas o privadas) que apuestan por tu evento y te aportan lo necesario para que puedas celebrarlo y sea todo un éxito.
¿Quieres saber cómo conseguir patrocinadores para un evento? Presta atención a esta serie de pautas para conseguir conseguir patrocinadores que te ayuden a financiar tu evento con éxito.
Claves para conseguir patrocinadores para tu evento
Planifica tu calendario
Planificar los tiempos te ayuda a organizar tu evento con calma y hacer las cosas bien hechas. El tiempo es oro, y en la organización de tu evento es indispensable para poder solucionar problemas de forma adecuada. Ir con el tiempo justo puede hacerte que cometas errores en la toma de decisiones, y es algo que debemos evitar en la medida de lo posible.
A que nadie le gusta que le metan prisas, si la marca o empresa se siente presionada con plazos cortos de tiempo y mal planificados es posible que rechace participar en tu evento.
En resumen, planifica tu evento y acciones a seguir con varios meses de antelación.
Delimita tu radio de acción
A la hora de buscar patrocinadores, lo primero que tienes que hacer es realizar una amplia búsqueda de empresas o marcas que encajan con la temática de tu evento. Buscar empresas no afines a tu proyecto hará que no quieran invertir, y por tanto, estés perdiendo el tiempo.
Fíjate en empresas afines, ya sea por valores o filosofía de la empresa, o por objetivos finales. También puedes observar el tipo de marcas que patrocinan eventos similares. Lo más probable es que encajen con tu propuesta y quieran patrocinar también el tuyo. Elige marcas medias, las grandes reciben demasiadas propuestas y será más difícil conseguir su patrocinio.
Define tu presupuesto
Antes de hacer la propuesta a la marca o empresa que anteriormente has seleccionado, necesitas saber cuanto tienes ya y cuánto necesitas para cubrir todos los gastos del evento. Así podrás hacer una propuesta personalizada para cada empresa con lo que puede aportar. Este aporte no siempre es dinero, puede ser equipos, material, infraestructura, etc.
Personaliza tu propuesta
Tomate tu tiempo para describir lo que será tu evento. Este paso es muy importante, de ello depende que consigas el patrocinador o no. Para ello, tu propuesta debe incluir todo lo necesario para convencer a la empresa de que te patrocine.
Explica de qué se trata, cuál es el objetivo y qué van a recibir ellos por patrocinar tu evento (publicidad, un porcentaje de la venta de entradas, regalos a los asistentes, etc).
💡Recuerda que no todas las marcas (ni las personas tras ellas) ni las propuestas son iguales. Adaptar el contenido de la propuesta te garantiza mejores resultados.
Envío de propuestas
Una vez que has realizado todos los pasos anteriores, envía cada propuesta a cada marca que tengas en tu lista. En un primer momento, apuesta por las mejores opciones, y si estas fallan, envía tu propuesta a otras empresas o marcas de tu lista.
💡 Si han pasado unos días y no has recibido respuesta, contacta nuevamente para saber si han recibido la propuesta.
Los patrocinadores son esenciales para que tu evento marche a toda vela, pero no debes olvidar que asegurarte el éxito en tu evento depende de muchos otros factores.
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