Queremos compartir contigo una selección de herramientas que consideramos imprescindibles para organizar y promocionar eventos con éxito.
Una selección de aplicaciones y plataformas que todo organizador de eventos debería tener en cuenta para conseguir convertir sus eventos en TOP.
Hemos podido contrastar a lo largo de estos años y trabajando codo con codo con pequeños y medianos empresarios las importantes ventajas que les supone organizar eventos.
El poder de atracción de nuevos clientes potenciales, el impacto en facturación que suponen, así como su poder desestacionalizador, hacen que cada vez sean más los freelance y Pymes que se suman a crear experiencias y eventos en sus negocios.
Fíjate en este post donde puedes inspirarte en 100 empresas andaluzas referentes en la organización de eventos.
Criterios de selección de herramientas para organizar/promocionar eventos
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Son herramientas que utilizamos en nuestro día a día y para ayudar a promocionar eventos de nuestros clientes, la recomendaríamos a nuestros amigos y conocidos.
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Gracias a la tecnología no existen barreras de ubicación, por eso, algunas de las herramientas tienen la sede de empresa fuera de las fronteras españolas: EEUU, Gran Bretaña, etc
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En la nube. La mayoría de herramientas no requiere de descarga y se pueden utilizar desde cualquier parte si necesidad de instalación en el ordenador.
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Son fiables. Hemos trabajado con ellos y nos han demostrado que son de confianza.
¿Web para tu evento?
Antes de montar la web o subcontratarla a un proveedor externo necesitarás un alojamiento y dominio para la misma.
#1 – HostEurope
Nosotros trabajamos desde hace más de 5 años con Hosteurope y la verdad es que hasta el día de hoy todo ha ido bien. El servicio técnico siempre está ahí para resolver tus dudas y consultas.
Sería la primera empresa que se nos viene a la cabeza si algún cliente, amigo o conocido nos pregunta sobre una buena empresa para alojar la web de su evento.
Compra tu dominio y alojamiento ahora
Para informar sobre tu evento y causar la mejor de las impresiones en tu posible asistente necesitas una página web que sea funcional. Podemos complicarla tanto como queramos pero recuerda: menos es siempre MÁS.
#2 – Themeforest
Puedes crear la web de tu evento con WordPress, este te facilitará mucho la vida en caso de que tengas que cambiar alguna image o contenido de la web (y no tener que depender del programador o empresa externa).
¿Quieres que tenga un diseño bonito y funcional? Puedes optar por algunas de las plantillas que proporciona Themeforest para web de eventos, una vez instalada podrás optimizarla a tu gusto.
¿Conoces ThemeForest? Se trata de un marketplace donde poder comprar plantillas para WordPress, éstas vienen con multitud de funcionalidades, diseños atractivos, y al comprarlas, te aseguras que obtendrás mantenimiento y actualizaciones.
Compra una plantilla bonita para tu evento
#3 – Landing page – Instapage
¿Necesitas crear una página de aterrizaje rápida para captar Leads o informar de un evento pero no te puedes meter a crear o subcontratar una web? Instapage puede ser un buen aliado para esta labor.
Quiero crear una landing page efectiva para mi evento
Email marketing para eventos
#4 – Mailchimp
Se trata de una herramienta ideal para trabajar el email marketing de tu evento. Si tienes una base de datos de clientes y por otro lado, aprovechas tus eventos para captar el email de tus asistentes, es una de las mejores formas de estar en contacto con tus clientes potenciales.
Puedes crear newsletters personalizadas, campañas promocionales o difundir contenido relacionado con el evento.
Con la versión gratuita puedes:
- Tener hasta 2.000 contactos en tu base de datos
- Mandar hasta 12.000 emails
- Tienes disponible el autorespondedor
Quiero comenzar a hacer email marketing con Mailchimp
#5 – Mailrelay
Otra herramienta bastante reconocida para gestionar el email marketing es Mailrelay. Tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar, además, sus servidores están en Europa.
Con la versión gratuita puedes:
- Tener hasta 3.000 contactos en tu base de datos (pueden ser 15.000 si los sigues en sus redes sociales)
- Mandar hasta 15.000 emails (pueden ser 75.000 si los sigues en sus redes sociales)
Plugins de WordPress para promocionar eventos
#6 – Sumome
Sumome es una aplicación que se instala en tu web y sirve para que los usuarios tengan a mano los iconos de redes sociales para compartir tu información.
Una genial forma de viralizar tu contenido de forma automática por parte de los potenciales clientes.
Además ofrece otras funcionalidades interesantes como:
- Mapas de calor para conocer el comportamiento de tu audiencia dentro de tu web
- Popups para conseguir leads o generar promociones
- Barras para potenciar llamadas a la acción dentro de tu web, etc
#7 – Yoast SEO
Si hablamos de uno de los plugins más utilizados para ayudar a posicionar de manera orgánica tu evento en Google, no podemos dejar de hablar de Yoast SEO.
Con Yoast SEO podrás optimizar de manera muy intuitiva aspectos onpage de tu evento para hacerle la vida fácil a Google y escalar posiciones en el ranking del buscador.
Vender entradas
Usar las plataformas especializadas para la venta de entradas es una muy buena opción, ya que, las plataformas dedican un presupuesto mayor a marketing por lo que pueden inspirar a los usuarios sobre los mejores eventos y facilitar su compra.
#8 – Ocioon
Ocioon es la primera plataforma de reputación online para eventos en España, donde una pequeña empresa puede subir un evento gratis, promocionarlos con campañas y estrategias de éxito y vender las entradas del eventos de manera fácil, cerrando así el ciclo. Promoción, venta y reputación.
Quiero subir un evento (¡Es gratis!)
#9 – Ticketea
Ticketea es la web de ocio y cultura lider en España. Si eres organizador de eventos podrás vender los tickets para tus eventos cargando la disponibilidad y con fácil gestión.
Subir el evento a Ticketea conlleva un aumento de la visibilidad del evento que puede traducirse en ventas.
Comprar o vender entradas de eventos en Ticketea
#10 – Eventbrite
Eventbrite permite de manera simple y rápida vender entradas para tus eventos. Su tecnología conecta a millones de personas con la base de eventos más grande del mundo.
Comprar o vender entradas de eventos en Eventbrite
Herramientas de Gestión de eventos online
A continuación os hablamos de herramientas que son imprescindibles en nuestro día a día para poder gestionar eventos online, sobretodo si es un evento gestionado por un equipo donde es necesario el reparto de tareas/objetivos.
#11 – Google Calendar
Con Google Calendar puedes planificar y verificar todas las etapas y fases de tu evento. Un gran aliado para fijar reuniones con colaboradores y empleados así como para establecer prioridades en las tareas y objetivos.
Una agenda online que podrás consultar desde cualquier lugar y tener compartida con tu equipo.
#12 – Trello
Trello es una herramienta fantástica para coordinar el trabajo en equipo. A través de esta aplicación intuitiva podrás crear, organizar y asignar tareas, así como ver su progreso.
Facilita el flujo de trabajo a través de un sistema de notificaciones, de esta manera siempre que un miembro del equipo quiere comentar algo del estado de su tarea lo recibe el resto de miembros.
#13 – Slack
Slack unifica las comunicaciones de tu equipo y permite que las tareas fluyan optimizando al máximo los procesos de trabajo.
Conectado con tus apps favoritas (drive, asana, dropbox, trello,etc) te facilitará todo el proceso de planificación, organización y promoción de tus eventos.
#14 – Skype
Skype te ahorrará un tiempo valioso en desplazamientos.
Te facilitará mantener reuniones con colaboradores, proveedores y empleados desde el lugar donde te encuentres. Gracias a Skype hemos conseguido tiempo para emplear en otras tareas de nuestros eventos, indispensable en nuestro día a día.
Redes sociales
#15 – Hootsuite
Hootsuite es una excelente herramienta para gestionar y monitorizar todas las acciones en redes sociales.
Comunica tus eventos en redes sociales, puedes trabajar las diferentes fases (previa, durante y posterior) y combinar acciones para mejorar tus resultados.
Sube tus eventos a Facebook, crea hashtags en Twitter e Instagram, aprovecha para pedir el correo electrónico de tus asistentes y crear una base de datos de ellos. Son algunas de las estrategias que puedes seguir.
#16 – EasyPromos
Aumenta la visibilidad de tus eventos organizando concursos y sorteos en redes sociales. Una excelente forma de que los usuarios quieran participar e informen de tu evento a sus amigos.
EasyPromos te permite crear concursos y sorteos en redes sociales de manera sencilla. El primer sorteo es gratuito, luego tiene un precio de 19€/ sorteo. Si organizas varias acciones de este estilo al mes puedes optar por su suscripción mensual de 29€/mes.
Lanza tu primer sorteo en EasyPromos
#17 – Google My Business
Google my Business te permite a través de la creación de publicaciones mostrar tus eventos, contenidos y ofertas directamente en la ficha de tu negocio que aparece en las búsquedas de Google y en Google Maps.
Publica tus eventos en Google My Business y destaca en Google. ¡Es gratuito!
Diseño y creatividad para eventos
#18 – Canva
Para diseñar los carteles, puedes utilizar herramientas online como Canva, donde puedes hacer diseños creativos con plantillas o desde 0. Formatos para redes o para imprimir, y utilizando diseños desde gratuitos hasta premium a bajo coste. ¿Necesitas un póster profesional para tu evento? Crea pósters gratis y en línea con Canva.
#19 – Crello
Una nueva herramienta de diseño online similar a Canva, pero que a u favor, ha incluido un sistema de animación, ideal para impresionar a los usuarios en redes sociales. La mecánica de Crello es muy parecida a Canva, un menú en la parte izquierda para navegar entre las opciones y una sección principal donde editar el gráfico.
Contiene contenido gratuitos y de pago, por lo que podrás elegir tus diseños y hacerlos desde 0 €.
#20 – Genially
Con Genially vas a poder crear contenidos interactivos espectaculares para tus eventos. Comunica y engancha dando vida a tus creaciones. Nosotros ya la hemos probado y te va a encantar.
¿Utilizas estas herramientas en tu día a día para organizar y promocionar eventos? ¡Cuéntanos en los comentarios!
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