Organizar un concierto puede parecer fácil, pero si descuidas algunos detalles básicos, tal vez camines directo al fracaso absoluto.
Como todo en la vida, a la hora de organizar un evento musical necesitas tener ciertas capacidades para que resulte todo un éxito.
Cómo organizar un concierto
En un concierto se expone el producto directamente al público, sin filtros ni edición. Se trata de un evento donde debes activar los cinco sentidos de tu público, envolverlos en un ambiente festivo y divertido y, sobre todo, cumplir sus expectativas. Si consigues hacer diana, el publico será el encargado de trasmitir el éxito de tu evento.
Pero, antes de lanzarte a hacer llamadas, plantea los objetivos que quieres conseguir. Empieza por preguntarte ¿cuál es el perfil de las personas que escuchan a los artistas participantes? ¿Dónde quiero hacer el concierto? ¿Cómo voy a vender las entradas y a qué precio? ¿Cómo organizo la logística? ¿Cómo promocionar el concierto?…
Booking
Sin artista no hay concierto. La contratación del artista (booking) es la parte principal al organizar un concierto. Una vez decidido qué artista o artistas van a participar en tu evento, necesitas contactar con él. La mayoría de los grupos cuentan con un mánager o agencia de contratación que puedes localizar en los perfiles sociales del grupo o artista en cuestión.
Recuerda enviar toda la información importante del concierto: lugar, aforo, si habrá teloneros, características del espacio, etc. para que te envíen una cotización lo más ajustada posible. Por otro lado, entre octubre/noviembre y de febrero/mayo son las temporadas fuertes para los conciertos y pueden no estar disponibles para tu evento. Organizar el concierto con tiempo te ayudará a tener más fechas disponibles.
💡 Ten en cuenta que no es lo mismo contratar artistas nacionales que extranjeros, los gastos se pueden disparar.
La producción
Pre-producción: se desarrolla en paralelo a la contratación e incluye las conversaciones con la sala donde desarrollarás el evento: aforo, alquiler, requisitos técnicos, backline, el personal necesario o las condiciones de seguridad y accesibilidad.
Producción artística: o todo lo que tiene que ver con la gestión de la banda. Que los artistas tengan lo que necesiten durante el concierte, sepan cómo llegar, y en definitiva, toda la información que necesitan tener de antemano.
Producción técnica: todo lo relativo a backline, sonido, luces… es decir, lo que viene determinado por el rider técnico.
Ticketing
¿Cuánto dinero cobrarás por cada entrada?, ¿cuándo sacar a la venta las entradas? y ¿dónde las vas a vender? son preguntas básicas en el ticketing.
Limitarse a la venta física de entradas no tiene sentido, combina la venta directa y la online para ofrecer más comodidad a tu público potencial. Si quieres vender entradas online, Ocioon las vende por ti. ¿Necesitas mas información?
🎟 Los precios promocionales funcionan muy bien, y además, puedes aprovechar la estrategia de precios escalonados o la venta anticipada de entradas.
El presupuesto
Para saber cómo organizar un concierto rentable, es importante contar con un presupuesto que te ayude a gestionar los recursos de los que dispones o necesitas para conseguir una producción exitosa.
Para ello, no olvides contar con una hoja de ruta, que posteriormente te ayudará en el análisis post-concierto. Además, el presupuesto es fundamental para poder establecer los precios de las entradas.
Patrocinadores
No tienes por qué correr con todos los gastos del concierto. Busca patrocinadores y otros colaboradores con los que llegar a acuerdos que beneficien a ambas partes: por lo general, ellos te darán dinero, productos o servicios necesarios para tu evento a cambio de publicidad de su marca.
💡 ¿Quieres saber cómo conseguir patrocinadores para un evento?
La promoción
Facebook, Instagram, Twitter… ¡Es hora de comunicar! Promocionar un evento es la etapa más importante de todo el proceso. ¿Te imaginas qué pasaría si tu público objetivo no se entera del acontecimiento?, o realizas una campaña de promoción sin unos objetivos concretos.
Promocionar un concierto conlleva toda una serie de pasos necesarios para que tu evento tenga éxito.
Comunica con claridad la hora, el lugar, el precio, el proceso de compra de entradas, cómo llegar, etc. Está en juego tu credibilidad y la confianza que proporcionas.
Los eventos en Facebook pueden facilitarte el proceso. Pero de nada vale si no tienes un plan de acción y promoción claros. Utiliza también los métodos tradicionales, como los flyers, carteles o una nota de prensa.
En Ocioon queremos que aprendas a promocionar cualquier evento como lo hacen los profesionales, sin tener que contratar empresas externas.
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